Toda empresa ha realizado un evento en algún momento, desde una reunión hasta un congreso o feria, ya sea virtual, presencial o híbrido, y son muchos los detalles a tomar en
cuenta para que este sea un éxito, y más con los invitados que siempre deseamos que su experiencia sea la más grata, es por esto que les hablaré del rol del anfitrión.
Con el objetivo de fortalecer el posicionamiento, la cultura e imagen organizacional, incrementar ventas, hacer networking y llegar al público objetivo, las instituciones organizan eventos para sus públicos internos y externos, diseñando y ejecutando actividades en las que no deben olvidar las normas protocolares, ya que todo comunica.
El anfitrión es la persona que preside el evento, es quien convoca y recibe a los invitados, además tiene la máxima responsabilidad en su organización. Este tiene el lugar central, pero por cortesía puede ceder su precedencia a un invitado relevante y ubicarlo a su derecha, también debe conocer los tratamientos para dirigirse a sus invitados según
su profesión, cargo o país.
Un invitado de honor se considera como la persona más importante de un evento, usualmente es el homenajeado por el anfitrión y se le hace sentir como tal, cumpliendo con el objetivo del evento.
El lugar de honor y el de mayor precedencia en un evento es a la derecha del anfitrión o de la persona que preside el acto, generalmente reservado para el invitado de honor, a
sabiendas de que, en la antigua Persia y algunos países, la ubicación de honor es a la izquierda del o los anfitriones, por ser el lado del corazón. Sin embargo, el protocolo
internacional establece la ley de la derecha.
Dicho todo esto, es recomendable que toda institución pública o privada, cuente con un manual o guía de protocolo en el cual establecerá los criterios y ordenamientos a lo interno y externo que deben regirse con las normas en cada área, cumpliendo con la cultura organizacional, siendo práctico y comprensible, y con un profesional capacitado velando por el cumplimiento de los objetivos instituciones en el manejo del protocolo.
Los detalles y atenciones protocolares juegan un papel fundamental para que el anfitrión se destaque y sea recordado positivamente, a nivel corporativo hay que tener cautela con los regalos que se seleccionan para nuestros invitados, lo más recomendable son piezas ejecutivas y artículos alegóricos al país del anfitrión, un plus sería que sean personalizados, y más cuando son invitados extranjeros, la experiencia sería inolvidable.
Evita los obsequios personales si no conoces los gustos ni personalidad del invitado y cuidado con los regalos ostentosos y costosos, verifica la cultura y la legislación de procedencia de tu invitado para la elección final.
Si el evento es presencial ten pendiente algún brindis, teniendo en cuenta el perfil de tus invitados, además de una decoración alegórica, aromas, iluminación y temperatura apta
para el momento, si necesitas audiovisuales y apoyo logístico, coordinar estos aspectos con tiempo puede darte mayor tranquilidad.
Al momento de realizar las invitaciones, indica a tus invitados, quién o quienes invitan, fecha, hora, lugar, código de vestimenta y objetivo del evento, así estos cuentan con todas
las informaciones necesarias para que asistan de acuerdo a lo planificado, envíalas mas tardar 15 días antes y si es una persona internacional debes comunicar con mayor tiempo de antelación o primero enviar un “Save the Date” hasta que tengas listas las invitaciones con todos los detalles, recuerda que nunca está de más que tengas una persona que haga las confirmaciones por cualquier vía.
República Dominicana cuenta con la ley 210-19 que regula el uso de los símbolos patrios (bandera, escudo y el himno, nacional), en el cual puedes documentarte de las dimensiones correctas que debe tener nuestra bandera nacional, además de las fechas especiales para enarbolarla, colocación en diversos escenarios entre otros, también las
normas de uso del escudo nacional y disposiciones establecidas sobre el himno nacional. Conocer esta ley nos da claridad para no cometer errores al emplearlos en nuestros eventos, aparte de saber cuando aplicarlos y con los protocolos correctos.
No podemos olvidarnos que la etiqueta, también es fundamental para el logro de nuestros objetivos, en cuanto a imagen, el tipo de vestimenta que usamos y que definimos en
nuestros eventos, aparte del montaje, los alimentos y bebidas, los saludos, el comportamiento, entre otros, que debe ir acorde con lo que deseamos comunicar.
En fin el protocolo no es más que orden, lo vemos reflejado en el conjunto de reglas y normas que se rigen en los eventos y ceremonias, ya sean oficiales, sociales o corporativos, acciones que se remontan a los ceremoniales en los funerales de faraones en el antiguo Egipto, hasta hoy desde magnos eventos hasta en nuestro diario vivir.
Finalmente, el ser humano necesita relacionarse, la etiqueta y el protocolo nos ayudan a que sea de una manera más estandarizada y ordenada, no solo en el ámbito oficial o
diplomático, también a nivel personal y profesional, el protocolo cada vez mas es respetado por la importancia y resultados que obtenemos, además hace que la convivencia y relacionamiento entre personas sea mas ameno, cumpliendo con los objetivos institucionales o personales de manera integral, su evolución sigue adaptándose a las
nuevas épocas pero sin perder culturas y costumbres institucionales o del país.
