En varias ocasiones, las corporaciones solo toman en cuenta la comunicación externa: los anuncios y publicidades, los comunicados, las notas de prensa, el relacionamiento con los clientes y la gestión de imagen desde el punto de vista del consumidor. Aunque esto es fundamental para el bienestar empresarial, muchas veces se deja a un lado la comunicación interna.
La comunicación interna es el proceso de transmitir mensajes a los colaboradores de la marca buscando mantenerlos informados, hacerlos sentir escuchados y crear un sentido de pertenencia entre los empleados con su lugar de trabajo.
La comunicación interna es tan importante como la externa. En primer lugar, porque comprende una cantidad relevante de personas que se vinculan directamente con tu marca y que de una forma u otra inciden en la productividad de esta y, en segundo lugar, por estar dirigida a los stakeholders más cercanos a la empresa, es la herramienta más certera para que más allá de ser empleados, tus colaboradores se conviertan en voceros y defensores.
Una empresa con una comunicación interna nula o deficiente genera desencanto y desmotivación, afectando la reputación empresarial. En este caso la reputación empresarial no es lo único que puede verse perjudicado, sino la productividad, el servicio al cliente y el ambiente laboral en general.
Es algo totalmente obvio, pues no puedes pretender tener un negocio fluido y clientes contentos si tus propios empleados se sienten inconformes con el manejo y trato que se le da en la empresa. Por eso es importante poseer las herramientas y canales adecuadas para mantener una comunicación integral con este público en específico.
Y la comunicación interna no solo sirve como un paso para asegurar una buena comunicación externa, sino que es el conjunto de herramientas y estrategias para tener un ambiente laboral sin rumores ni fricción.
Los canales vienen siendo el eje determinante en el flujo de comunicación con los colaboradores, y estos se deben adaptar a las preferencias de estos, así como los objetivos de la empresa. Cada lugar es diferente y por ende se aplican técnicas e instrumentos diversos. El boletín informativo interno que se difunde en la corporación de 5,000 empleados no necesariamente debe aplicarse para una empresa emergente de 5 colaboradores. La clave está en entender cuáles son las necesidades. En este sentido, lo
que corresponde es establecer una estrategia de comunicación interna.
El primer paso para empezar a sentar las bases de un plan o estrategia de comunicación interna es hacer un diagnóstico de comunicación para determinar los recursos con los que cuenta la empresa, el sentimiento de los colaboradores, las fortalezas y los puntos de mejora a nivel comunicacional. Esto aplica para organizaciones con comunicación interna deficiente, así como para organizaciones que no hayan implementado anteriormente esta rama de comunicación.
Esta etapa es la oportunidad de conocer a los colaboradores, sus inquietudes, sus preferencias y la situación actual del lugar donde trabajan. Logras obtener una visión holística de la situación y entender.
Esta información se puede obtener a través de varias técnicas como el análisis FODA, que consiste en determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la forma y los canales por los cuales se ejecuta la comunicación con los empleados. Esto sirve de línea base para entender la raíz del problema y ayuda a trazar una hoja de ruta para crear una solución.
Este instrumento se utiliza para analizar la comunicación a nivel general; sin embargo, para obtener una opinión directa de lo que piensan los colaboradores existen los grupos focales.
Estos encuentros constituyen la mejor forma para familiarizarte con el problema y hacer que los empleados se sientan considerados y escuchados. Obtienes retroalimentación directo de los mecanismos actuales y tienes la garantía de adquirir soluciones a estos problemas, muchas veces propuestos por los mismos participantes del grupo.
Muchas veces el problema de la comunicación interna no son los canales ni los mensajes que se transmiten, sino el encargado de gestionarlos. Debido a esta realidad, es indispensable realizar entrevistas a profundidad a las principales autoridades de la organización. En la mayoría de los casos, estas entrevistas se realizan al director o encargado de comunicación y al director ejecutivo de la empresa.
La entrevista tiene como finalidad conocer el estilo del director, sus conocimientos sobre comunicación interna y de manera universal, entender cómo estableció los mecanismos de comunicación que se utilizan en la entidad, descubrir si está al tanto de la situación comunicacional de la organización, determinar si le da el seguimiento necesario a los proceso de comunicación que están bajo su liderazgo, así como un sinnúmero de informaciones más que pueden ayudar a detectar el origen del inconveniente.
Hay muchas herramientas más que pueden ser útiles en esta tarea, pero lo más esencial es entender que la comunicación interna no es un lujo que se pueden dar las grandes corporaciones, sino que es un pilar vital para el funcionamiento idóneo de cualquier entidad.
